POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE FLEETHOLDER

Capitolul I. Reguli generale

1. Politica de confidențialitate FleetHolder reprezintă ansamblul de reguli și practici, prezente sau viitoare, care guvernează acțiunea de colectare și utilizare a datelor și informațiilor furnizate de către Utilizator, ca urmare a accesării și utilizării produselor și serviciilor FleetHolder, denumite în continuare, Serviciul FleetHolder.

2. Informațiile și orice fel de conținut furnizat de către Utilizator în contextul accesării și/sau utilizării Serviciului FleetHolder, denumite generic Informații cu caracter personal, cuprind:

   1. informațiile furnizate pentru înregistrarea ca Utilizator al aplicației FleetHolder;

   2. informațiile furnizate pentru facturarea abonamentului lunar FleetHolder;

   3. conținutul contului de aplicație FleetHolder, accesibil exclusiv sub forma unor elemente și componente abstracte de identificare - ID-uri aferente fiecărei date și informații. În acest sens, acțiunea FleetHolder constă și este limitată din punct de vedere tehnic, la asigurarea mentenanței tehnice a bazei de date aferente fiecărui cont de aplicație, inclusiv backup de date, având în vedere exclusiv prelucrarea unor elemente abstracte de identificare, fără a avea sub nicio formă, acces direct și efectiv la date, informații sau alt tip de conținut al contului de aplicație al Utilizatorului, acestea fiind securizate prin metode avansate de criptare.;

3. Informațiile cu caracter personal sunt proprietatea exclusivă a Utilizatorului. Orice drept pe care Utilizatorul l-ar deține asupra conținutului contului său de aplicație sau asupra oricăror date sau materiale pe care acesta le introduce, importă, exportă sau le prelucrează prin intermediul utilizării Serviciului FleetHolder, rămâne dreptul său exclusiv. În acest sens, FleetHolder garantează faptul că, utilizarea și prelucrarea oricăror Informații cu caracter personal, astfel cum acestea au fost colectate prin intermediul accesării și/sau utilizării Servicului FleetHolder, va fi limitată la scopul furnizării serviciului contractat de către Utilizator (accesarea și/sau utilizarea Serviciului FleetHolder, facturarea abonamentului lunar, identificarea Utilizatorului și autentificarea sa, îmbunătățirea calității serviciului furnizat, contact și cercetare).

4. Colectarea și utilizarea Informațiilor cu caracter personal se va efectua în conformitate cu practicile și condițiile stabilite în prezentele prevederi, indiferent de persoana Utilizatorului ori serviciul FleetHolder accesat și/sau utilizat de către acesta.

5. Informațiile cu caracter personal, obiect al Politicii de Confidențialitate FleetHolder, sunt prelucrate de către FleetHolder, exclusiv în contextul și în scopul accesării și/sau utilizării Serviciului FleetHolder, fără a fi sub nicio formă partajate sau furnizate altor entități, în scopuri comerciale sau de orice altă natură.

6. Prin excepție, dezvăluirea și/sau transmiterea unor astfel de informații cu caracter personal, către alte entități decât FleetHolder, se va putea efectua exclusiv în următoarele circumstanțe:

   1. pentru furnizarea unor produse și/sau servicii suplimentare ori complementare Serviciului FleetHolder, la solicitarea expresă a Utilizatorului;

   2. în cazul intervenirii unei fuziuni între FleetHolder și o altă entitate juridică, situație în care FleetHolder se obligă să notifice Utilizatorul cu privire la transferul informațiilor sale către altă entitate, înainte ca acestea să devină obiectul unei noi Politici de Confidențialitate;

   3. în vederea prevenirii, investigării și/sau înlăturării unor acțiuni ilegale, frauduloase sau a încălcării Condițiilor Generale FleetHolder;

7. Accesul FleetHolder la conținutul contului de aplicație al Utilizatorului, în sensul Art. 2 lit. c) constă și este limitat din punct de vedere tehnic la asigurarea mentenanței tehnice a bazei de date aferente fiecărui cont de aplicație, inclusiv backup de date, având în vedere exclusiv prelucrarea unor elemente abstracte de identificare (ID-uri aferente fiecărei date și informații), fără a avea sub nicio formă, acces direct și efectiv la date, informații sau alt tip de conținut al contului de aplicație al Utilizatorului, acestea fiind securizate prin metode avansate de criptare.

8. FleetHolder își rezervă dreptul de a utiliza funcționalități “Analytics”, în vederea îmbunătățirii conținutului și calității Serviciului FleetHolder.

Capitolul II. Înregistrarea și Informațiile cu caracter personal

9. Procedura de înregistare aferentă accesării și/sau utilizării Serviciul FleetHolder presupune completarea unui formular de înregistrare conținând următoarele informații: nume/denumire comercială Utilizator (și implicit, Subutilizatori), adresă de email, informații financiare și date de facturare. Aceste informații vor fi păstrate de către FleetHolder pentru toată perioada în care contul de aplicație al Utilizatorului va rămâne activ. De asemenea, FleetHolder va păstra toate informațiile personale pe care le procesează în numele clienților, atât timp cât este necesar în vederea furnizării Serviciului FleetHolder. FleetHolder va păstra și va utiliza informațiile Utilizatorului în măsura necesară respectării dispozițiilor legale aplicabile, soluționării oricăror litigii sau executării obligațiilor contractuale dintre părți.

10. Activarea noului cont de aplicație FleetHolder va fi confirmată prin intermediul unui email transmis Utilizatorului, în cuprinsul căruia vor fi indicate: Utilizatorul și Parola aferentă contului de aplicație, precum și toate informațiile aferente procedurii de schimbare a parolei inițiale (generată automat).

Capitolul III. Stocarea Datelor

11. Modalitatea tehnică de funcționare a Serviciului FleetHolder (privit ca și ansamblu) presupune: a) transmiterea informațiilor în cadrul diferitelor rețele; b) implementarea unor modificări în vederea conformării/adaptării la cerințele tehnice ale rețelelor de legătură sau a dispozitivelor; c) utilizarea unui serviciu extern de găzduire date (cloud), în măsură să asigure tehnologiile software, hardware, de rețea, precum și spațiul necesar de stocare a datelor și informațiilor existente, pentru o funcționare optimă a Serviciul FleetHolder.

12. În acest sens, Informațiile cu caracter personal pot fi partajate cu, respectiv transmise către furnizorii externi de servicii de stocare date, furnizorii de software, de hardware și alte tehnologii necesare funcționării optime a Serviciului FleetHolder. Astfel de furnizori externi sunt autorizați să prelucreze aceste informații exclusiv în scopul furnizării acestor servicii prin intermediul FleetHolder. Modalitatea de prelucrare a acestor informații constă și este limitată din punct de vedere tehnic la manevrarea unor elemente și componente abstracte de identificare - ID-uri aferente fiecărei date și informații, fără a avea sub nicio formă, acces direct și efectiv la date, informații sau alt tip de conținut al contului de aplicație al Utilizatorului, acestea fiind securizate prin metode avansate de criptare. Exclusiv în scopul furnizării serviciului de găzduire date, Informațiile cu caracter personal pot fi transferate în alte state ale Uniunii Europene sau în Statele Unite ale Americii.

13. FleetHolder deține dreptul de proprietate asupra software-ului, codului, bazei de date și a Serviciului FleetHolder în ansamblul său, în timp ce Utilizatorul deține dreptul exclusiv de proprietate asupra conținutului contului său de aplicație FleetHolder.

Capitolul IV. Protecția Informațiilor

14. Securitatea “Informațiilor cu caracter personal” și a oricăror date aparținând clienților noștri este extrem de importantă pentru FleetHolder. În acest sens, FleetHolder utilizează și depune eforturi rezonabile pentru a menține cele mai optime măsuri de securitate în vederea protejării datelor și informațiilor aparținând Utilizatorului, împotriva pierderii, ștergerii, utilizării necorespunzătoare, accesului sau dezvăluirii neauturizate. Ori de câte ori, Utilizatorul completează în formularul de înregistrare informații cu caracter personal sau introduce credențiale de autentificare în pagina de login a platformei FleetHolder, FleetHolder depune toate diligențele în vederea securizării acestei transmisiuni, prin utilizarea tehnologiei Secure Socket Layer – SSL, care presupune criptarea oricărei transmisiuni de date. Utilizarea unor astfel de tehnologii reprezintă măsuri menite să asigure un grad cât mai ridicat al securității Serviciului FleetHolder, diminuând semnificativ sau chiar eliminând riscul accesării și/sau utilizării acestor date și informații de către persoane neautorizate, altele decât Utilizatorul sau cei agreați de acesta. Cu toate acestea, nicio transmisiune de date prin intermediul internetului și nicio tehnologie sau serviciu de stocare a datelor nu pot fi garantate 100% din punct de vedere al securității, datorită naturii de rețea distribuită a Internetului.

15. Conform cerinţelor Legii nr. 677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, modificată şi completată, şi ale Legii nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protecţia vieţii private în sectorul comunicaţiilor electronice, FleetHolder are obligaţia de a păstra confidențialitatea datelor personale ale Utilizatorului și de a le administra în condiţii de siguranţă şi numai pentru scopurile specificate: furnizarea, respectiv accesarea și/sau utilizarea Serviciului FleetHolder.

16. Informaţiile furnizate de către Utilizatori, ca urmare a înregistrării în aplicația FleetHolder, vor fi tratate ca informaţii confidenţiale si nu vor fi făcute publice sau comunicate unor terţi, fiind utilizate exclusiv pentru înregistrarea în aplicație, administrarea şi menţinerea funcţionalităţilor aplicaţiei, precum și în vederea îmbunătăţirii serviciilor oferite sau a informării Utilizatorilor.

17. Excepție pot face următorii destinatari:

    1. autoritățile publice centrale și locale, orice furnizare de informații efectuându-se în temeiul unei obligaţii legale sau la cererea unei autorităţi guvernamentale, administrative sau judecătoreşti;

    2. persoanele fizice sau juridice care prelucrează datele personale în numele operatorului, în vederea îndeplinirii obligației de furnizare a Serviciului FleetHolder, respectiv: propriii angajaţi şi colaboratori, companii din același grup cu operatorul, entităţile care asigură servicii “third-party” adiacente, complementare și/sau auxiliare Serviciului FleetHolder, entităţile care asigură soluţia de plată și cu care FleetHolder se află în raport de colaborare, în temeiul unui angajament de confidențialitate din partea acestora, prin care garantează păstrarea confidențialității datelor și furnizarea acestora conform legislatiei in vigoare;

18. Utilizatorul își asumă responsabilitatea pentru datele furnizate și îşi exprimă acordul explicit ca datele sale cu caracter personal transmise/introduse în vederea înregistrării/creării unui cont în aplicația FleetHolder, precum şi localizarea sa geografică să fie folosite de către FleetHolder S.R.L., persoană juridică înregistrată în Registrul de evidență a prelucrărilor de date cu caracter personal sub numărul ............, în vederea furnizării, respectiv accesării și/sau utilizării Serviciului FleetHolder.

19. Prin folosirea Serviciului FleetHolder, serverele pot înregistra, colecta și stoca în mod automat, prin sisteme securizate, anumite informaţii transmise de aplicația sau browserul Utilizatorului cum ar fi date menţionate în timpul înregistrării, adresa IP şi locaţia de unde este accesat și/sau utilizat Serviciul. Datele legate de cardul bancar vor fi colectate exclusiv în scopul efectuării plății și vor fi transmise prin sisteme securizate.

20. În conformitate cu prevederile Legii nr. 677 din 2001, Utilizatorul dispune de următoarele drepturi: dreptul de informare, dreptul de acces la date, dreptul de intervenție asupra datelor, dreptul de opoziție, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale, dreptul de a se adresa justiției. Utilizatorul poate să își exercite oricare dintre aceste drepturi prin înaintarea către FleetHolder a unei cereri în formă scrisă, datată și semnată, comunicată la sediul FleetHolder sau prin email la adresa: office@fleetholder.ro. FleetHolder va comunica măsurile luate în temeiul solicitarii transmise de Utilizator în termen de maxim 15 zile.

Capitolul V. Cookies și Local Storage

21. Cookie ("browser cookie" sau "HTTP cookie") este un fișier de mici dimensiuni, deseori codificat, format din litere și numere, care este stocat pe orice terminal cu acces la internet (computer, telefon mobil, tabletă etc.) și este instalat prin solicitarea emisă de către un web-server unui browser (ex: Internet Explorer, Chrome). Cookie-urile nu conțin programe software, viruși sau spyware și nu pot accesa informațiile de pe hard drive-ul utilizatorului. Cookie-urile nu solicita informații cu caracter personal și nu identifică personal, Utilizatorii.

22. Accesarea și/sau utilizarea Serviciului FleetHolder presupune utilizarea cookie-urilor de sesiune, acestea fiind stocate temporar în istoricul browser-ului, care le memorează până la momentul în care acestea expiră sau Utilizatorul se deconectează de la Serviciul FleetHolder. În acest sens, la anumite intervale de timp, este necesar ca Utilizatorul să se reconecteze (utilizând credențialele de logare) la contul său FleetHolder.

23. Accesarea și/sau utilizarea Serviciului FleetHolder presupune și utilizarea de HTML5 Local Storage, ca mecanism suplimentar de stocare a datelor Utilizatorului.

Capitolul VI. Jurnal de evenimente (Analytics/Log Files)

24. FleetHolder își rezervă dreptul de a prelucra în mod automat și alte tipuri de informații, altele decât cele personale, pe care le reține în Jurnale de evenimente (Log Files). Astfel de informații includ: adrese IP, tipul browser-ului, sistemul de operare utilizat, data și ora accesării, precum și analiza fluxului de clickuri succesive (clickstream data).

25. FleetHolder utilizează astfel de informații, care nu individualizează persoana Utilizatorului, pentru:

    1. administrarea Serviciului FleetHolder;

    2. colectarea și analizarea datelor despre modul în care este utilizat Serviciul FleetHolder;

26. FleetHolder nu asociază de nicio manieră aceste informații prelucrate automat, cu informațiile cu caracter personal ale Utilizatorului.

Capitolul VII. Modificarea Politicii de Confidențialitate FleetHolder

27. Politica de Confidențialitate FleetHolder poate face obiectul unor modificări/actualizări periodice, fără însă a exista obligația notificării Utilizatorului în acest sens. Utilizatorii Serviciului FleetHolder au posibilitatea, și totodată îndatorirea, de a consulta în orice moment, în versiune actualizată, Politica de Confidențialitate FleetHolder, accesând link-ul: https://fleetholder.ro/privacy_ro.html În situația în care vor interveni modificări semnificative cu privire la modalitatea de colectare și prelucrare a “Informațiilor cu caracter personal”, FleetHolder va notifica Utilizatorul prin e-mail – respectiv la adresa de e-mail care a stat la baza creării contului de aplicație FleetHolder și a primului cont de (Sub)Utilizator, sau prin publicarea unui anunț elocvent pe website-ul FleetHolder.

28. Accesarea și/sau utilizarea Serviciului FleetHolder, ulterior publicării versiunii actualizate a Politicii de Confidențialitate FleetHolder, echivalează cu acceptarea expresă a tuturor modificărilor intervenite. Neacceptarea versiunii actualizate a Politicii de Confidențialitate FleetHolder, va trebui exprimată în scris de către Utilizator, care are posibilitatea denunțării imediate a convenției dintre părți, cu consecința dezactivării contului său de aplicație FleetHolder.